Работа 3 9 знакомство с субд ms access

Создание базы данных Access | Лабораторная работа по экономической информатике №23

работа 3 9 знакомство с субд ms access

III. Актуализация опорных знаний: информационные системы Проверка первичного понимания: работа с рабочей тетрадью 9 Практическая работа В СУБД Microsoft Access с БД «Компьютерная школа» с. 3 Лабораторная работа 1 Создание таблиц базы данных в СУБД Access Цель 7 9 Примечание: Связи необходимо создать до начала ввода данных . После .. Конструктора запросов MS Access. 2.,Знакомство с языком SQL. 3. Одним из продуктов пакета Microsoft Office является Access , . На рисунке 3 показан пример, как на вкладке «Работа с таблицей», .. «Да», то появится диалоговое окно «Сохранение», как показано на рисунке 9.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между.

Это будет более рационально, чем.

работа 3 9 знакомство с субд ms access

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, 4 значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

работа 3 9 знакомство с субд ms access

Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы Код заказа. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля.

Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами: Отношения такого типа используются не очень. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей рис. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Создание связи между таблицами Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис. На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса.

В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму. Практическая работа 3 Отбор данных с помощью запросов Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных.

Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются запросы на выборку, с них и начнем наше знакомство. В появившемся диалоговом окне рис. Создание простого запроса 4. Введите имя запроса Телефоны и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните команду: В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке Закрыть.

работа 3 9 знакомство с субд ms access

Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть левой кнопкой мыши рис. Создание запроса в режиме Конструктора 8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис.

Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат.

работа 3 9 знакомство с субд ms access

Если в запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле.

Какими способами можно создать новую пустую базу данных? Для чего в Microsoft Access используется панель быстрого доступа? Какая информация располагается в области переходов окна базы данных? Как определить, что имеется возможность раскрыть дополнительные меню при выборе определённой команды на ленте?

Проектирование базы данных Перед тем, как воспользоваться приложением Microsoft Access для разработки базы данных, необходимо осуществить постановку задачи, определить потенциального пользователя и его потребности, провести сбор необходимых сведений о содержании и наименований полей таблиц, провести нормализацию таблиц, продумать интерфейс готового продукта и наименования типовых отчётов для распространения.

работа 3 9 знакомство с субд ms access

В данном учебном материале основной акцент сделан на изучении возможностей Access и приёмах организации создания таблиц, поиска информации по запросам, отображения интерфейсов пользователя, а также правил пополнения базы данных и внесения в неё изменений. Следует напомнить, что по ходу разработки базы данных создаются новые объекты таблицы, запросы, формы, отчёты, макросыссылки на которые добавляются в область переходов.

Тем не менее, все объекты будут сохраняться в одном файле с расширением. Предположим, что имеется некоторая фирма, которой требуется вести учёт сотрудников фирмы, сведения о которых будут использоваться несколькими подразделениями, например, отделом кадров, плановым отделом, бухгалтерией, канцелярией, руководством.

Это говорит о том, что информация о сотруднике фирмы является разноплановой, а анализ сведений о сотруднике требует использования дополнительных материалов. Например, при формировании приказа о начислении заработной платы, потребуется учитывать дополнительные надбавки, в зависимости от стажа работы на предприятии сотрудника, его категории. Кроме того, сотрудники получают дополнительные льготы в виде доплат, в соответствии с приказом руководства.

Льготы обычно назначаются, исходя из существующих нормативных документов, которые должны присутствовать в базе данных. Таким образом, можно сделать некоторые выводы. Во-первых, для каждого подразделения потребуется иметь различные выходные формы, которые основаны на запросах. Во-вторых, помимо сведений о сотрудниках в базе данных должны присутствовать материалы, относящиеся к фирме и нормативным документам.

В-третьих, Все данные должны быть сгруппированы таким образом, чтобы имелась возможность одноразового их преобразования и корректировки. В общем виде представим себе схему рис. Схема взаимодействия пользователей с базой данных 1.

Типы данных и их представление Человек воспринимает данные в виде образов, которые отображаются в его сознании. Компьютер воспринимает данные в виде двоичных кодов, поэтому для хранения и отображения данных в компьютере требуется определённое место памяти, а также инструкция по преобразованию двоичных кодов.

Понятно, что для хранения простого числа потребуется значительно меньше места, чем для хранения фотографии, об этом следует постоянно помнить при создании базы данных, так как скорость обработки данных во многом зависит от вида их представления. В компьютере данные разделены на несколько типов, тип данных задаётся пользователем.

Поэтому, при задании свойств полю таблицы, задают тип данных, которые будут представлены в столбце таблицы под общим заголовком наименование поля. В Access существует 11 основных типов данных, а для некоторых из них введены подтипы данных, перечень типов данных приведён ниже. Этот тип данных предназначен для обработки любых алфавитно-цифровых символов включая числаодиночных или собранных в строку. Максимальная длина строки не должна превышать символов.

Поэтому, при использовании данных типа текстовый целесообразно для каждого поля задавать его размер в символах для экономии общего объёма памяти. По умолчанию всем полям таблицы в Access задаётся именно этот тип данных.

Это текстовое поле очень большой длины. Обычно используется для хранения абзацев текста, резюме, кратких описаний и. При использовании этого типа нет необходимости заботиться об указании длины записи, которая будет храниться в памяти машины.

Для поля с типом данных МЕМО выделяется ровно столько памяти, сколько требуется для конкретной записи. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисления. Чтобы указать конкретный способ хранения данных в полях числового типа, предусмотрено несколько подтипов: Байт — занимает 1 байт.

Целое — занимает 2 байта. Длинное целое — занимает 4 байта. Одинарное с плавающей точкой — занимает 4 байта. Как реализовать связь между таблицами с одинаковыми индексами? Как ввести изображение в таблицу? Ознакомиться с возможностями СУБД по просмотру и редактированию данных; 2.

Изучить методику построения форм для ввода и редактирования данных; 3. Разработать формы для заданного варианта; 4. В MS Access существует два формата отображения данных таблицы в виде таблицы и в виде формы. Когда вы открываете в Access таблицу, данные в ней представлены в режиме таблицы. В случае, когда записи в таблице содержат много полей и записей в таблице много, не всегда удобно просматривать данные непосредственно в таблице. Именно по этой причине использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных.

Мастер форм и Автоформы В Access существует множество средств разработки, облегчающих процесс создания и настройки объектов. Одним из таких средств в Access является Мастер форм Form Wizard. Мастер поможет вам создать форму в процессе диалога: Форма, представленная в следующем разделе, была выполнена с помощью Мастера форм.

В лабораторной работе воспользуйтесь мастером Автоформ. Данный мастер создаст для вас один из перечисленных ниже типов форм. При запуске мастера Автоформ вам не потребуется давать никакой дополнительной информации, кроме названия таблицы или запроса, на основании которых будет построена форма. Автоформа в столбец Columnar. Тип формы с одной записью на страницу; все поля записи расположены столбцом.

Тип формы с расположением полей строками, а не столбцами. Форма, в окне которой отображаются сразу несколько записей в том же виде, в котором данные представлены в таблице. В случае, когда две таблицы связаны связью 1: М, созданная форма на стороне связи 1 содержит данные основной таблицы и, относящиеся к данной записи данные из подчиненной таблицы связь М.

При наличии связи между таблицами, в форме отображаются данные из подчиненной сторона связи М таблицы в нашем случае из Employee 13 15 В форме Projectform также отображаются список сотрудников, участвующих в указанном номере проекта поле projnum. Здесь подчиненная таблица также Employee. Создание поля с раскрывающимся списком ComboBox Как правило поле со списком открывается в подчиненной таблице на стороне связи Ма в списке отображаются данные из общего атрибута из основной таблицы находящейся на стороне связи типа 1.

Выбираем правой кнопкой поле, которое мы сделаем полем со списком. Открывается список, в котором выбираем: Преобразовать элемент в Поле со списком Открываем свойства этого поля. В открывшемся меню выбираем Источник строк, куда вводим оператор SQL. Если, например, мы хотим, чтобы в поле Deptid таблицы Employee открывался список номеров отделов таблицы Department, то оператор будет: Select deptid from department В некоторых случаях можно добавить и условие отбора: В гостинице показать только свободные номера: Позже вы сможете выполнить несколько упражнений по созданию учебных форм и их элегантному оформлению в окне конструктора форм Form Design.

Выбираем Создать из файла Обзор и выбираем фотографию Флажок Связь позволяет либо вставить объект в таблицу базы данных, либо установить с ним связь.

При этом объект останется вне базы данных и может изменяться независимо. Добавление в форму дополнительных элементов Для вставки дополнительных элементов существует панель элементов в Конструкторе форм: В ней можно выбрать элемент для вставки. Это может быть поле с текстом textboxпереключатель, кнопка. В открытом окне выбираем, какая операция при нажатии кнопки будет выполняться. После нажатия кнопки Далее: Выбираем рисунок и название кнопки: Создайте формы для всех таблиц вариантов первой лабораторной работы.

В формах для таблиц на стороне связи М создать поля типа ComboBox. Формы для всех таблиц с описанием полей. Работу форм с использованием ComboBox Контрольные вопросы Какова последовательность проектирования формы для таблицы?

Знакомство с СУБД MS ACCESS.

Как строится поле с раскрывающимся списком ComboBox? Как ввести изображение используя поля формы? Подготовка отчетов с помощью Конструктора запросов MS Access. Построение запросов на языке SQL. Подготовка отчета по результатам лабораторной работы Запросы предназначены, прежде всего, для отбора данных.

Вы можете создать простой запрос для поиска записей в одной таблице, а можете сформулировать сложный запрос, включающий в себя данные из нескольких таблиц и учитывающий множество условий отбора. Ниже перечислены только некоторые вопросы, ответы на которые можно найти с помощью запросов. Какие сотрудники были приняты на работу за последние три месяца? Каково количество новых заказчиков, к которым я обращался на последней неделе?

Каковы показатели по средне зарплате по отделам Запрос на выборку Продемонстрируем довольно простой запрос: Такой тип запроса называется запросом на выборку select query. Он предназначен для поиска записей, удовлетворяющих сформулированными вами условиям отбора записей. Позже мы более подробно остановимся на функциях запросов на выборку и рассмотрим несколько конкретных примеров работы в окне конструктора запросов Query Design. Другие типы запросов Возможности конструктора запросов не ограничены созданием только одного типа запросов запросов на выборку.

Запросы можно использовать не только для поиска записей, но и для внесения в них изменений. С помощью запроса можно создать перекрестное представление данных путем создания перекрестного запросасоздать таблицу, удалить из нее определенные записи или же добавить записи в одну таблицу из.

Существуют следующие типы запросов. С помощью запросов этого типа вы можете сделать обзор по категориям данных, то есть обобщить информацию. Например, можно выяснить, каков был объем продаж по каждому продукту в каждом месяце 19 21 прошлого года.

Практическая работа «СУБД MS Access Создание таблиц»

При создании запросов этого типа можно воспользоваться Мастером перекрестных запросов Crosstab Wizard. Запрос на создание таблицы. Когда вы превращаете запрос на выборку в запрос на создание таблицы, то записи, полученные в результате выполнения запроса, помещаются в новую таблицу.

С помощью запросов этого типа можно внести изменения в группу записей таблицы например, в некотором поле изменить все прописные символы на строчныеа также выполнить редактирование данных, или внести изменения в одну таблицу, используя данные из. Запросы этого типа позволяют добавлять данные из одной таблицы в другую. Запрос на удаление позволяет исключить из таблицы целую группу записей, вместо того чтобы удалять каждую запись из таблицы вручную.

Все строки с одинаковыми значениями полей объединяются в одну строку. Запрос на языке SQL можно набрать в командном окне либо создать запрос с помощью Конструктора запросов. Удобное средство использование оператора SQL для соединения двух таблиц.

Например, соединить две таблицы из первой лабораторной работы Сотрудники Employees и Отдел Department по общему атрибуту Depnum: Depnum 20 22 Возможны вложенные запросы: Оператор insert вставляет строку в таблицу: Insert into bookauth valuesв таблицу Bookauth вставляются значения в порядке следования атрибутов в таблице.

Оператор Update изменяет одну или несколько строк таблицы: Оператор Delete удаляет строки таблицы по заданному условию: Главное меню Создание Конструктор запросов Открывается окно Конструктора, в котором предлагается выбрать таблицы для создания запроса: Для этого кнопкой Добавить добавляем таблицы в поле конструктора. Выбираем поля из раскрывающегося списка: Можно указать поле, значение которого заранее не известно и значение которого вводится при выполнении запроса.